Inzichten

Laatst dacht ik na over de gemene deler binnen de organisaties waar ik mee heb mogen werken. Wat hadden ze allemaal gemeen? Het antwoord bleek eenvoudig: Excel. En dat is geen verrassing. Wereldwijd gebruikt bijna twee derde van het kantoorpersoneel minstens één keer per uur een spreadsheet.

Natuurlijk zijn er tal van andere manieren om data te analyseren en inzichtelijk te maken. Toch blijft het een feit dat de meeste mensen uiteindelijk terugkeren naar Excel als uitgangspunt. Het is toegankelijk, gebruiksvriendelijk, en vaak al standaard onderdeel van de Microsoft-omgeving binnen een organisatie.

Tegelijkertijd schuilt hier ook een gevaar. Wat ik in de praktijk vaak zie, is dat kleine berekeningen en handige kladjes langzaam uitgroeien tot een belangrijke input voor strategische besluiten. Je ziet het gebeuren. De berekening is af en de spreadsheet verspreidt zich al snel door de organisatie. Alleen is die spreadsheet vaak helemaal niet klaar om die rol te dragen. Cellen zijn niet correct gekoppeld en iedere maand zijn er opnieuw allerlei stappen nodig om het heilige document weer gereed te maken voor de nieuwe periode. Knippen en plakken. Kolommen verwijderen, kolommen toevoegen. Om vervolgens via een verticale zoekopdracht de bekende meldingen als #VALUE!, #REF!, of #DIV/0! tegen te komen, die je tot wanhoop kunnen drijven.

Als vuistregel hanteer ik zelf dat wanneer ik een spreadsheet minimaal één keer per maand gebruik, het tijd is om het document structureel aan te pakken. Niet alleen voor jezelf, maar ook met het oog op de toekomstbestendigheid van de organisatie. Zodat er, ook na jouw tijd binnen een organisatie, hoe lastig dat soms ook voor te stellen is, verder gebouwd kan worden op wat je hebt neergezet.

Stel jezelf vandaag nog de vraag: welk document gebruik ik minstens één keer per maand en verdient eigenlijk meer aandacht? Schrijf het op en plan met jezelf een rustig moment in. Wie weet leidt dat uiteindelijk tot meer rust, doordat je minder tijd kwijt bent aan handmatig werk en je kunt focussen op wat er echt toe doet.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het structureren van je Excel? Dan helpen wij je graag een handje.

Stuur een e-mail naar info@SBNS-Solutions.com of plan direct een meeting in om jouw uitdaging samen aan te pakken.